Em princípio, as chegadas antecipadas ou saídas tardias da cidade onde o evento é realizado não afetarão a reserva de bilhetes para viagens internacionais, desde que a viagem ainda corresponda ao percurso mais económico. Nestes casos, o Secretariado fornecerá uma simulação ou prova de que a chegada antecipada e/ou saída tardia correspondem ao meio de transporte mais económico entre a instituição no país de origem e o local do evento no país anfitrião.
Caso solicite uma estadia mais longa do que a duração do evento é importante realçar o seguinte:
- Quaisquer noites de hotel adicionais e transportes locais terão de ser organizados e pagos por si,
- Não receberá ajudas de custo adicionais,
- Não será fornecida alimentação/bebidas durante esses dias.