Voinko varata matkat ja majoituksen itse? 

Tukitiimi varaa puolestasi hotellihuoneen ja matkaliput. Osallistujien ei tarvitse varata omaa majoitusta tai matkoja. Hotelli- tai matkalippujen varaamisesta itse ei makseta korvausta.  


Majoitus varataan sinulle konferenssihotellista matkalippujesi perusteella.  

 

Millaiset matkaliput minulle varataan? 

 

Varataan matkasi Euroopan komission parhaan hinnan ja mukavuussääntöjen mukaisesti. Kun olet täyttänyt ilmoittautumislomakkeen, tukitiimi lähettää sinulle matkaehdotuksen edellä mainittujen sääntöjen mukaisesti. Sinua pyydetään vastaamaan 48 tunnin kuluessa matkasi vahvistamiseksi. Vahvistuksen jälkeen tukitiimi laatii eTicketin ja lähettää sen sinulle sähköpostitse.  

 

Junamatkat varataan ensimmäiseen luokkaan ja lentomatkat turistiluokkaan.  


Entä paikallisliikenne? 

 

Kotimaassa 


Lähtöpaikka varataan asuinpaikkakunnalta TAI lähimmältä lentokentältä/rautatieasemalta. Entä jos sinun on matkustettava kotimaassasi päästäksesi lähimmälle lentokentälle/rautatieasemalle? Siinä tapauksessa tukitiimi varaa kotimaan juna-/lentoliput näitä matkoja varten. Joissakin tapauksissa tukitiimi ei ehkä pysty varaamaan tiettyjä kaupunkien välisiä juna- tai bussilippuja. Näissä tapauksissa sinun on ostettava liput itse. Korvaus maksetaan todisteen (lippu/kuitti) esittämistä vastaan.   

 

Olet vastuussa paikallisista matkoista koti-/asuinmaassasi. Jos julkinen liikenne ei ole käytettävissä rautatieasemalle/lentokentälle matkustamista varten ennen klo 6.00 tai klo 22.00 jälkeen, taksikulut korvataan, kun toimitat niistä todistuksen (kuitti tai lasku). Taksikuitista on käytävä ilmi päivämäärä ja kellonaika, jolloin palvelua käytettiin.  

 

Maassa, jossa tapahtuma järjestetään  

Kun olet saapunut määränpäähän (tapahtumapaikka), saatavilla on kuljetus paikallisliikenteellä rautatieasemalta/lentoasemalle hotellille ja kokouspaikalle. Lentoasemalle/päärautatieasemalle saapuessasi käytettävissä on vastaanottotiski, josta sinut ohjataan bussikuljetukseen. Huomaathan, että koska paikallisliikenne on käytettävissä, taksikyytejä ei korvata. 

 

 

Mitä varattuihin matkajärjestelyihin sisältyy? 

 

  • Kansainväliset matkakustannukset turistiluokassa (edestakainen matka lentokoneella/junassa turistiluokassa osallistujan asuinpaikan ja sen kaupungin välillä, jossa tapahtuma järjestetään). 
  • Majoitus ja paikallinen kuljetus lentoaseman/rautatieaseman, hotellin, kokouspaikan ja sosiaalisten tapahtumien välillä. 
  • Aamiainen hotellilla ja lounaat ja illalliset ohjelman mukaisesti. 
  • Kaikki muut ateriat, kotimaan paikalliset matkakulut ja muut osallistujalle tapahtuman aikana aiheutuneet kulut korvataan päivärahalla.  
  • Pyydettäessä yksi ruumaan menevä matkatavara.  

Asiat, joita ei kateta:  

  • Taksikustannukset (paitsi jos kyseessä on aikainen lähtö, myöhäinen saapuminen tai jos muita matkustusvaihtoehtoja ei ole saatavilla). 
  • Matkavakuutus. 
  • Istumapaikkavaraukset.  
  • Priority-lähtöselvitys. 
  • Autolla matkustamiseen liittyvät kulut, kuten pysäköintimaksut, polttoainekulut jne.; 
  • Ylimääräisten matkatavaroiden kulut. 

Lue myös nämä 

  • Haluan saapua muutaman päivän etuajassa kaupunkiin, jossa tapahtuma järjestetään, ja/tai lähteä paluumatkalle muutamaa päivää tapahtuman jälkeen. Vaikuttaako tämä matkajärjestelyihini?  
  • Mikä on päiväraha ja miten se maksetaan? 
  • Miten korvaukset toimivat?