Devo prenotare da solo il trasporto e l'alloggio? 

 

Il team di assistenza prenoterà per te la camera d'albergo e i biglietti di viaggio. I partecipanti non devono prenotare il loro alloggio e trasporto. Nessun rimborso sarà effettuato per prenotazioni alberghiere o biglietti di viaggio acquistati direttamente da te.  


L'alloggio sarà prenotato per te presso l'hotel della conferenza, in base ai tuoi biglietti di viaggio.  

 

Quali biglietti di viaggio verranno prenotati per me? 

 

Prenoteremo il tuo viaggio secondo le regole della Commissione Europea della migliore opzione prezzo/comfort. Dopo aver compilato il modulo di registrazione, il team di assistenza ti invierà una proposta di viaggio in linea con le regole di cui sopra.

Ti preghiamo di rispondere alla proposta di viaggio entro 4 ore per confermare il tuo viaggio. Dopo la conferma, il team di assistenza emetterà il tuo biglietto di viaggio elettronico (eTicket) e te lo invierà via e-mail.  

 

Prenotiamo viaggi in treno in prima classe e viaggi in aereo in classe economica.  


 

E il trasporto locale? 

 

Nel tuo Paese 


Il viaggio viene prenotato dalla città di residenza OPPURE dall'aeroporto/stazione ferroviaria più vicino. Nel caso in cui dovessi aver bisogno di viaggiare a livello nazionale per raggiungere l'aeroporto/stazione ferroviaria più vicino, i biglietti ferroviari/aerei nazionali aggiuntivi saranno prenotati dal team di assistenza. Ci possono essere casi in cui il team di supporto non può prenotare determinati autobus interurbani o collegamenti ferroviari. In tal caso, dovrai acquistare i biglietti e otterrai un rimborso dietro presentazione di un giustificativo (biglietto/scontrino).  

 

Il trasporto locale nel tuo paese di origine/residenza è a tuo carico. Nel caso in cui non siano disponibili mezzi pubblici per raggiungere la stazione ferroviaria/aeroporto prima delle 6:00 o dopo le 22:00, le spese del taxi saranno coperte dietro presentazione di un giustificativo (scontrino o fattura).

La ricevuta del taxi deve riportare la data e l'ora in cui il servizio è stato utilizzato.  

 

Nel paese in cui si svolge l'evento  

Una volta a destinazione (luogo dell'evento), sarà disponibile il trasporto locale, con trasferimenti dalla stazione ferroviaria/aeroporto all'hotel e alla sede della conferenza. Un banco di accoglienza sarà disponibile al tuo arrivo all'aeroporto / alla stazione ferroviaria principale e ti indirizzerà a un bus navetta. Ti preghiamo di notare che, poiché il trasporto in loco è fornito, nessun taxi sarà rimborsato. 

 

Cosa è coperto nell'organizzazione del viaggio prenotato? 

  • Le spese di viaggio internazionale in classe economica (aereo/treno andata e ritorno in classe economica tra il luogo di residenza del partecipante e la città in cui si svolge l'evento); 
  • Sistemazione e trasporto locale tra l'aeroporto/stazione ferroviaria, l'hotel, la sede della conferenza e gli eventi sociali; 
  • Prima colazione in hotel, pranzi e cene come da programma; 
  • Eventuali altri pasti, spese di viaggio locali nazionali e altre spese varie sostenute dal partecipante durante l'evento sono rimborsati attraverso la diaria;  
  • Un bagaglio da stiva, se richiesto.  

 

Non sono coperti:  

  • Spese di taxi (eccetto partenza anticipata/arrivo posticipato/nessun altro mezzo di trasporto); 
  • Assicurazione di viaggio; 
  • Prenotazione del posto a sedere;  
  • Imbarco prioritario; 
  • Costi relativi ai viaggi in auto, come le spese di parcheggio e i costi di gas/benzina, ecc.; 
  • Costi aggiuntivi per bagagli. 

 

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