Ska jag boka min transport och mitt boende själv?

 

Sekretariatet kommer att boka hotellrum och resebiljetter åt dig. Deltagare bör inte boka boende och transport. Ingen återbetalning kommer att göras för hotellbokningar eller resebiljetter som har köpts direkt av dig.  

 

Boende kommer att bokas åt dig på konferenshotellet, baserat på dina resebiljetter.  

 

Vilka resebiljetter kommer att bokas åt mig? 

 

Vi bokar din resa enligt EU-kommissionens regler för bästa pris/komfortalternativ. Efter att du har fyllt i registreringsformuläret kommer sekretariatet att skicka ett reseförslag i enlighet med ovannämnda regler. Du ombeds svara på reseförslaget inom 48 timmar för att bekräfta din resa. Efter bekräftelse kommer sekretariatet att utfärda din elektroniska resebiljett (eTicket) och skicka den till dig via e-post.  

 

Vi bokar tågresor i första klass och flygresor i ekonomiklass.  

  

Vad gäller för lokal transport? 

 

I ditt hemland 

Resor bokas från hemstaden ELLER närmaste flygplats/tågstation. Om du behöver resa inrikes för att komma till närmaste flygplats/tågstation. I så fall kommer dessa extra inrikes tåg-/flygbiljetter att bokas av sekretariatet. Det kan finnas fall där sekretariatet inte kan boka vissa buss- eller tågförbindelser. I så fall måste du köpa biljetterna och återbetalas mot bevisning (biljett/kvitto).  

 

Du ansvarar för lokal transport i ditt hem/hemland. Om det inte finns någon kollektivtrafik tillgänglig för att nå tågstationen/flygplatsen före kl. 06.00 eller efter kl. 22.00 kommer taxikostnaderna att återbetalas mot bevisning (kvitto eller faktura). 

Taxikvittot måste visa datum och tid då tjänsten nyttjades.  

 

I landet där evenemanget äger rum  

När du anländer till destinationen (evenemangsplatsen) kommer lokal transport via transfer att finnas tillgänglig från tågstationen/flygplatsen till hotellet och konferenslokalen. En välkomstdisk kommer att finnas tillgänglig vid din ankomst till flygplatsen/centralstationen, och du kommer att ledas till en skyttelbuss. Eftersom lokal transport erbjuds bör du observera att inga taxiresor kommer att återbetalas. 

 

Vad omfattas av bokade researrangemang? 

 

  • De internationella resekostnaderna i ekonomiklass (flygplan/tåg tur och retur i ekonomiklass mellan deltagarens bostad och staden där evenemanget äger rum); 
  • Boende och lokaltransport mellan flygplatsen/tågstationen, hotellet, konferenslokalen och de sociala evenemangen; 
  • Frukost på hotellet och luncher och middagar enligt programmet; 
  • Alla andra måltider, lokala inrikes resekostnader och andra diverse kostnader som deltagaren ådrar sig under evenemanget återbetalas enligt dagtraktamenten;  
  • Ett incheckat bagage om så önskas.  

Omfattas inte:  

  • Taxikostnader (utom tidig avresa/sen ankomst/inget annat transportmedel); 
  • Reseförsäkring; 
  • Platsbokningar;  
  • Prioriterad ombordstigning; 
  • Kostnader relaterade till bilresor som parkeringsavgifter och bensinkostnader osv.; 
  • Kostnader för extra bagage. 

 

Relaterade artiklar 

  • Jag vill åka till staden där evenemanget hålls några dagar innan och/eller lämna några dagar efter evenemanget. Kommer detta att påverka mina researrangemang?  
  • Vad är ett dagtraktamente och hur kommer de att betalas? 
  • Hur fungerar återbetalningar?