Tenho de fazer as minhas próprias reservas de deslocação e alojamento?
As reservas de hotel e dos bilhetes de viagem serão feitas através da equipe de suporte. Os participantes não devem reservar o seu alojamento e deslocação. Não reembolsamos reservas de hotel ou bilhetes de viagem comprados diretamente por si.
O alojamento será reservado em seu nome, no hotel onde decorre a conferência, conforme os seus bilhetes de viagem.
Que tipo de bilhetes de viagem serão reservados em meu nome?
A sua viagem será reservada de acordo com as regras de opção de melhor preço/conforto da Comissão Europeia. Após preencher o formulário de inscrição, a equipe de suporte enviará uma proposta de viagem de acordo com as regras mencionadas acima. Pedimos que responda à proposta de viagem no prazo de 48 horas para confirmar a sua viagem. Após receber esta confirmação, a equipe de suporte emitirá seu bilhete de viagem (e-Ticket) que será enviado a você por e-mail.
As viagens de comboio são reservadas em primeira classe e as viagens aéreas em classe económica.
E o transporte local?
No seu país de residência
As transferências são reservadas na cidade de residência OU no aeroporto/estação mais próximo. Se eu precisar viajar internamente para chegar ao aeroporto/estação de transporte mais próximo, passagens adicionais de trem/voos domésticos serão reservadas pela equipe de suporte. Pode haver situações em que a equipe de suporte não consiga controlar a reserva de algumas conexões de ônibus ou trem entre as cidades. Neste caso, terá de adquirir os seus próprios bilhetes, cujo valor será reembolsado mediante apresentação de comprovativo (bilhete/recibo).
É responsável pelas deslocações internas no seu país de origem/residência. Caso não tenha transportes públicos disponíveis para chegar à estação ferroviária/aeroporto antes das 06h00 ou após as 22h00, as despesas de táxi serão cobertas mediante apresentação de comprovativo (recibo ou fatura). O recibo do táxi deve incluir a data e a hora em que o serviço foi usado.
No país onde o evento irá decorrer
Assim que chegar ao destino (local do evento), terá à sua disposição transporte local que fará a transferência da estação de comboio/aeroporto para o hotel e local da conferência. Estará disponível um balcão de acolhimento à chegada ao aeroporto/estação ferroviária principal e será direcionado para um autocarro que o levará ao destino. Tenha em atenção que não serão reembolsadas quaisquer despesas de táxi uma vez que é fornecido transporte no local.
O que está incluído nas reservas de deslocação?
- A despesa das deslocações internacionais em classe económica (viagem de ida e volta de avião/comboio em classe económica entre o local de residência do participante e a cidade onde decorre o evento)
- Alojamento e transporte local entre o aeroporto/estação ferroviária, o hotel, o local da conferência e os eventos sociais
- Pequeno-almoço no hotel e almoços e jantares conforme indicado no programa;
- Quaisquer outras refeições, despesas com viagens domésticas locais e outras despesas diversas efetuadas pelo participante durante o evento serão reembolsadas através das ajudas de custo;
- Uma bagagem de porão, se solicitada.
Não estão abrangidas as despesas de:
- Táxi (exceto por partida antecipada/chegada tardia/se não houver outro meio de transporte);
- Seguro de viagem;
- Reservas de lugares;
- Embarque prioritário;
- Deslocações em viatura, como tarifas de estacionamento e despesas de gasolina/gasóleo, etc.
- Bagagem extra..
Artigos relacionados
O que são as ajudas de custo e como serão pagas?
Como funcionam os reembolsos?