Dois-je réserver moi-même mon transport et mon hébergement ? 

 

L'équipe d'assistance réservera les chambres d'hôtel et les billets de transport pour vous. Les participants ne doivent pas réserver leur hébergement et leur transport. Aucun remboursement ne sera effectué pour les réservations d'hôtel ou les billets de voyage achetés directement par vous-même.  

 

L'hébergement sera réservé pour vous à l'hôtel de la conférence, sur la base de vos billets de voyage. 

 

Quels billets de voyage seront réservés pour moi ? 

 

Nous réserverons votre voyage conformément aux règles de la Commission européenne relatives au meilleur prix/option confort. Après avoir rempli le formulaire d'inscription, l'équipe d'assistance vous enverra une proposition de voyage conforme aux règles susmentionnées. Vous êtes prié de répondre à la proposition de voyage dans les 48  heures afin de confirmer votre voyage. Après confirmation, l'equipe d'assistance émettra votre billet de voyage électronique (eTicket) et vous l'enverra par e-mail.  

 

Nous réservons les voyages en train en première classe et les voyages en avion en classe économique.   

 

Qu'en est-il des transports locaux ? 

 

Dans votre pays d'origine 


Les voyages sont réservés au départ de la ville de résidence OU de l'aéroport/de la gare la plus proche. Si vous devez voyager à l'intérieur du pays pour vous rendre à l'aéroport/la gare la plus proche. Dans ce cas, les billets de train/avion supplémentaires seront réservés par l'équipe d'assistance. Il peut arriver que l'équipe d'assistance ne puisse pas réserver certaines liaisons interurbaines en bus ou en train. Dans ce cas, vous devrez acheter les billets et serez remboursé sur présentation d'une preuve (billet/reçu). 

 

Vous êtes responsable du transport local dans votre pays d'origine/de résidence. Si aucun transport public n'est disponible pour rejoindre la gare/aéroport avant 6 heures du matin ou après 22 heures, les frais de taxi seront pris en charge sur présentation d'un justificatif (reçu ou facture). Le reçu du taxi doit indiquer la date et l'heure d'utilisation du service.  

 

Dans le pays où se déroule l'événement  

Une fois arrivé à destination (lieu de l'événement), un transport local par transfert sera disponible de la gare/aéroport à l'hôtel et au lieu de la conférence. Un bureau d'accueil sera disponible à votre arrivée à l'aéroport/gare principale, et vous serez dirigé vers une navette. Veuillez noter que le transport local étant fourni, aucun taxi ne sera remboursé. 

 

 

Qu'est-ce qui est couvert par les arrangements de voyage réservés ? 

  • Les frais de voyage international en classe économique (avion/train aller-retour en classe économique entre le lieu de résidence du participant et la ville où se déroule l'événement) ; 
  • L'hébergement et le transport local entre l'aéroport/la gare, l'hôtel, le lieu de la conférence et les événements sociaux ; 
  • Le petit-déjeuner à l'hôtel, ainsi que les déjeuners et dîners comme indiqué dans le programme ; 
  • Tout autre repas, frais de déplacement local et autres dépenses diverses encourues par le participant pendant l'événement sont remboursés par le biais du per diem ;  
  • Une pièce de bagage à l'enregistrement si nécessaire.  

Ne sont pas couverts :  

  • Les frais de taxi (sauf départ anticipé/arrivée tardive/aucun autre moyen de transport) ; 
  • L'assurance voyage ; 
  • Les réservations de sièges ;  
  • L'embarquement prioritaire ; 
  • Les frais liés au voyage en voiture tels que les frais de parking et les frais d'essence, etc;
  • Frais de bagages supplémentaires. 

Articles connexes 

  • Je souhaite me rendre dans la ville où se déroule l'événement quelques jours avant et/ou partir quelques jours après l'événement. Cela affectera-t-il mes arrangements de voyage ?  
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