Moet ik mijn vervoer en accommodatie zelf boeken? 

 

Het support team boekt hotelkamer en reistickets voor u. Deelnemers moeten hun accommodatie en vervoer niet zelf boeken. Er wordt geen restitutie verleend voor hotelreserveringen of directe aankoop van reistickets.  

 

Accommodatie wordt voor u geboekt in het conferentiehotel, op basis van uw reistickets. 

 

Welke reistickets worden voor mij geboekt? 

 

Wij boeken uw reis volgens de regels van de Europese Commissie voor de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Na het invullen van het registratieformulier stuurt het support team u een reisvoorstel volgens bovenstaande regels. U wordt verzocht binnen 48 uur op het reisvoorstel te reageren om uw reis te bevestigen. Na bevestiging zal het support team uw elektronische reisticket (eTicket) uitgeven en u per e-mail toesturen.

 

Wij boeken treinreizen in eersteklas en vliegreizen in economy class.  


 

Hoe zit het met lokaal vervoer? 

 

In uw thuisland 


Reizen worden geboekt vanuit de stad waar u woont OF het dichtstbijzijnde vliegveld/treinstation. Als u naar het binnenland moet reizen om de dichtstbijzijnde luchthaven/treinstation te bereiken. In dat geval worden die extra binnenlandse trein-/luchtvaarttickets geboekt door het ondersteuningsteam. Het is mogelijk dat het support team bepaalde intercity bus- of treinverbindingen niet kan boeken. In dat geval moet u de tickets kopen en krijgt u uw geld terug op vertoon van het bewijs (ticket/voucher).  

 

U bent verantwoordelijk voor het lokale vervoer in uw thuis-/verblijfsland. Indien er voor 06.00 uur of na 22.00 uur geen openbaar vervoer beschikbaar is om het treinstation/luchthaven te bereiken, worden de taxikosten vergoed op vertoon van een bewijs (bon of factuur). Op het taxibewijs moet de datum en tijd staan waarop de dienst is gebruikt.  

 

In het land waar het evenement plaatsvindt  

Zodra u op de bestemming (evenementlocatie) aankomt, is lokaal vervoer via transfers beschikbaar vanaf het treinstation/luchthaven naar het hotel en de conferentielocatie. Er zal een welkomstbalie beschikbaar zijn bij uw aankomst op de luchthaven/het centraal station, en u wordt doorverwezen naar een shuttlebus. Houd er rekening mee dat, aangezien er lokaal vervoer wordt aangeboden, taxi's niet worden vergoed. 

 

Wat valt er onder de geboekte reisarrangementen? 

 

  • De internationale reiskosten in economy class (retourvlucht vliegtuig/trein in economy class tussen de woonplaats van de deelnemer en de stad waar het evenement plaatsvindt); 
  • Accommodatie en lokaal vervoer tussen de luchthaven/het treinstation, het hotel, de conferentielocatie en de sociale evenementen; 
  • Ontbijt in het hotel en lunches en diners zoals aangegeven in het programma; 
  • Eventuele andere maaltijden, binnenlandse lokale reiskosten en andere onkosten die de deelnemer tijdens het evenement maakt, worden vergoed via de dagvergoeding;  
  • Op verzoek één stuk ruimbagage.  

 

Het volgende wordt niet gedekt:  

  • Taxikosten (behalve vervroegd vertrek/late aankomst/geen ander vervoermiddel); 
  • Reisverzekering; 
  • Zitplaatsreserveringen;  
  • Voorrang bij boarding; 
  • Reiskosten per auto, zoals parkeerkosten en gas/benzinekosten, etc.; 
  • Extra bagagekosten. 

 

Gerelateerde berichten 

  • Ik wil een paar dagen voor het evenement naar de stad gaan waar het evenement plaatsvindt en/of een paar dagen na het evenement vertrekken. Heeft dit gevolgen voor mijn reisarrangementen?  
  • Wat is een dagvergoeding en hoe wordt deze betaald? 
  • Hoe werken terugbetalingen?