Skal jeg selv sørge for booking af transport og overnatning? 

 

Supportteamet booker dit hotelværelse og dine billetter for dig. Deltagerne skal ikke selv booke deres egen indkvartering og transport.


Hotelreservationer eller billetter, der er købt direkte, refunderes ikke.   


Hvilke billetter bliver booket til mig?

 

Vi booker din rejse i henhold til Europa-Kommissionens regler om bedste pris/komfort. Når du har udfyldt tilmeldingsformularen, sender supportteamet dig et rejsetilbud i overensstemmelse med ovenstående regler. Du bedes svare på dit rejsetilbud inden for 48 timer for at bekræfte din rejse. Efter bekræftelsen udsteder supportteamet din elektroniske billet (eTicket) og sender den til dig pr. e-mail.  

 

Vi booker togrejser på første klasse og flyrejser på økonomiklasse.  

  

Hvad med lokal transport?

 

I dit hjemland 

 

Rejsen bestilles fra bopælsbyen ELLER den nærmeste lufthavn/togstation. Hvis du skal rejse indenrigs for at komme til den nærmeste lufthavn/togstation. I dette tilfælde vil supportteamet bestille disse indenlandske tog-/flybilletter. Der kan være tilfælde, hvor supporten ikke kan bestille visse bus- eller togforbindelser. I så fald skal du selv købe billetterne og vil få dem refunderet mod fremvisning af dokumentation (billet/kvittering).   

 

Du er selv ansvarlig for lokal transport i dit hjem/opholdsland. Hvis der ikke findes offentlig transport til togstationen/lufthavnen før kl. 6 om morgenen eller efter kl. 22 om aftenen, dækkes taxaudgifterne mod forelæggelse af bilag (kvittering eller regning). På taxakvitteringen skal det fremgå, hvornår og hvornår tjenesten blev anvendt.  

 

I det land, hvor arrangementet finder sted  

 

Når du ankommer til konferencestedet, vil der være lokal transport via transfer fra togstationen/lufthavnen til hotellet og konferencestedet. Der vil være en velkomstskranke ved ankomsten til lufthavnen/hovedbanegården, og du vil blive henvist til en shuttlebus. Bemærk venligst, at da der tilbydes lokal transport, vil der ikke blive refunderet for udgifter til taxa.

 

Hvad er omfattet af de bookede rejsearrangementer? 

  • De internationale rejseudgifter på økonomiklasse (fly/tog tur/retur på økonomiklasse mellem deltagerens bopæl og den by, hvor arrangementet finder sted). 
  • Overnatning og lokal transport mellem lufthavnen/togstationen, hotellet, konferencestedet og de sociale arrangementer. 
  • Morgenmad på hotellet og frokoster og middage som angivet i programmet. 
  • Alle andre måltider, lokale indenlandske rejseomkostninger og andre diverse udgifter, som deltageren afholder under arrangementet, refunderes gennem diæter.  
  • Ét stykke valgfrit check-in bagage.  

 

Ikke omfattet er:  

  • Taxiudgifter (undtagen tidlig afgang/sen ankomst/ingen anden transportform),  
  • rejseforsikring,  
  • pladsreservationer,  
  • prioriteret boarding,  
  • Rejserelaterede omkostninger i forbindelse med bil, fx parkeringsafgifter og udgifter til brændstof osv.; 
  • Ekstra bagageomkostninger.

Relaterede artikler 

 

Jeg ønsker at rejse til konferencebyen et par dage før og/eller tage af sted et par dage efter arrangementet. Vil dette påvirke det arrangement der er aftalt ang. min rejse?  

Hvad er diæter, og hvordan bliver de udbetalt? 

How do reimbursements works?